Trong mọi giao dịch kinh tế, thương mại – đặc biệt giữa doanh nghiệp với nhau – hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là chứng từ bắt buộc thể hiện số thuế GTGT đầu ra cần kê khai và nộp cho Nhà nước. Việc lập, lưu trữ và sử dụng hóa đơn sai có thể khiến doanh nghiệp bị phạt nặng, thậm chí truy thu thuế. Vậy hóa đơn giá trị gia tăng là gì, khi nào sử dụng, và cần lưu ý những gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từ khái niệm đến cách áp dụng đúng chuẩn năm 2025.
Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế GTGT, và là cơ sở để người mua kê khai thuế đầu vào, người bán kê khai thuế đầu ra. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn GTGT hiện nay là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn này thể hiện rõ tổng giá thanh toán, mức thuế suất (5%, 10% hoặc 0%), số tiền thuế, cùng thông tin bên bán – bên mua. Việc sử dụng đúng hóa đơn là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và kê khai hợp lệ nghĩa vụ thuế GTGT đầu ra.
Một hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ bắt buộc phải có đầy đủ các nội dung như: (1) Tên loại hóa đơn; (2) Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; (3) Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua; (4) Tên hàng hóa/dịch vụ; (5) Đơn giá, số lượng, thành tiền chưa thuế; (6) Mức thuế suất GTGT; (7) Số tiền thuế GTGT; và (8) Tổng tiền thanh toán. Ngoài ra, nếu là hóa đơn có mã, cần có thông tin mã xác thực từ Tổng cục Thuế. Nếu thiếu một trong các mục trên, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ và không được sử dụng để khấu trừ thuế hoặc ghi nhận doanh thu chi phí hợp pháp.
Theo quy định, các tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Điều này nhằm minh bạch hóa nghĩa vụ thuế GTGT và giúp người mua được khấu trừ đầu vào. Tuy nhiên, hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp siêu nhỏ áp dụng phương pháp trực tiếp không được phát hành hóa đơn GTGT mà phải dùng hóa đơn bán hàng. Việc phát hành sai loại hóa đơn dẫn đến kê khai sai, bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Việc lập hóa đơn giá trị gia tăng được thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp với hệ thống cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi phát hành. Trường hợp sai sót, như: sai tên người mua, sai thuế suất, hoặc sai số tiền, thì phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tùy tình huống. Việc tra cứu hóa đơn có thể thực hiện trên website tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế (tracuuhoadon.gdt.gov.vn) bằng mã số thuế hoặc mã tra cứu. Mọi chỉnh sửa phải thực hiện đúng mẫu và quy trình, kèm biên bản giữa hai bên để tránh bị xử lý khi kiểm tra thuế.
Một số lỗi phổ biến trong sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng khiến doanh nghiệp bị mất quyền khấu trừ thuế gồm: nhận hóa đơn không hợp lệ, thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn >20 triệu đồng, kê khai sai kỳ, hoặc hóa đơn không phản ánh giao dịch thật. Ngoài ra, việc xuất hóa đơn sai thời điểm (trước khi giao hàng hoặc quá hạn nhiều ngày sau giao hàng) cũng là sai sót thường gặp. Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên kiểm tra đối tác có hợp pháp không, đối chiếu mã số thuế, lưu trữ hóa đơn đúng quy định 10 năm, và lập sổ theo dõi hóa đơn nội bộ.
Hiểu và sử dụng đúng hóa đơn giá trị gia tăng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế, đồng thời tối ưu quyền lợi về khấu trừ và hoàn thuế. Việc lập, xuất, lưu trữ hóa đơn cần được thực hiện chặt chẽ, đúng mẫu, đúng thời điểm và đi kèm thanh toán không dùng tiền mặt. Trong bối cảnh chuyển đổi số, hóa đơn GTGT điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao minh bạch tài chính. Doanh nghiệp nên đào tạo định kỳ cho nhân sự kế toán và cập nhật văn bản pháp luật mới nhất để hạn chế sai phạm và xử lý đúng khi có rủi ro.
Dịch vụ hoàn thuế GTGT - AZTAX
SĐT: 0932 383 089
Địa chỉ: 135 Đường 12 KDC City Land Park Hill, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP. HCM
MAP: https://www.google.com/maps?cid=13748713005309877949
#Dịch_vụ_hoàn_thuế_GTGT#AZTAX
Vui lòng đợi ...